Marielle Farge-Poggioli travaille au Bureau de Marseille où elle occupe le poste de Responsable administrative régionale de Polyexpert Méditerranée. Embauchée en décembre 2015 au poste de « contrôle du livrable », elle va occuper d’autres fonctions pendant les 4 ans qui suivent : responsable d’équipe du Bureau de Marseille ; RQR seule et en bînome ; puis l’opérationnel qu’elle conjugue pendant un moment avec la qualité avant de s’y consacrer à 100 % en décembre 2019. Un parcours à découvrir 👇
Votre fonction chez Polyexpert
Je travaille au Bureau de Marseille en étroite collaboration avec Thierry Lauzeral, Directeur opérationnel régional. Polyexpert Méditerranée compte 6 autres bureaux (Arles, Avignon, Aix-en-Provence, Manosque, Toulon et Nice) et 120 collaborateurs. Thierry se charge du pilotage des experts. Moi de celui des assistants parmi lesquels… 2 hommes. Mon travail consiste à faire respecter les directives compagnies, les délais de prise de rendez-vous, de dépôt de rapports, à gérer les relances, les dossiers sensibles… toutes les actions du dossier. C’est du pilotage à chaud. Il y a aussi un pilotage à froid : l’analyse des statistiques qui permet d’identifier les dérives et mettre en place des plans d’actions correctifs.
Pour les dossiers de fréquence nous avons abandonné l’organisation en binôme expert / assistante et créer des unités de fonctionnement. Il y en a 3 : une unité pour l’ouverture de la mission et la prise de rendez-vous ; une unité pour tout ce qui peut se passer dans la vie du dossier ; une unité pour le dépôt de rapport, la note d’honoraires et le contrôle du livrable. La fréquence demande un pilotage serré. Les dossiers complexes ont un autre mode de gestion plus classique. Les assistantes complexes travaillent avec les experts complexes de leur bureau, en gestion de portefeuille. Les assistantes complexes sont aussi Responsable administrative de leur bureau et elles sont mes interlocuteurs privilégiés. Nous sommes en contact chaque jour, par téléphone ou par mail. Je suis aussi en contact régulier avec tous les autres membres de l’équipe. J’ai le volet management des assistantes de Marseille. Je participe aux entretiens d’embauche, aux réunions et je conduis les entretiens annuels. Je ne suis pas en contact avec les clients et les assurés sauf cas exceptionnel. Je fais l’interface entre les opérationnels et la Qualité.
Les qualités pour ce poste
La disponibilité. Je me mets entièrement à l’écoute des personnes avec lesquelles je travaille. La rigueur est un sujet quotidien : quand on se sert d’outil de pilotage, d’alerteurs… La dimension humaine. Les assistants sont confrontées à une pression au quotidien qui est d’autant plus importante en période de surcharge de travail et d’EGA. Mon rôle consiste à faire « tampon ». L’importante évolution du métier ces dernières années avec un niveau d’exigences des compagnies de plus en plus élevé, une rapidité d’exécution de plus en plus importante, des outils de plus en plus nombreux, une adaptabilité de plus en plus importante a eu des répercussions sur le management. Il y a beaucoup plus d’accompagnement. Quand un mail suffisait ces dernières années, aujourd’hui ce n’est plus possible. Nous faisons des réunions d’information régulières, nous diffusons et nous vulgarisons des contenus, et, nous assurons en permanence que les collaborateurs les ont bien assimilés.
Comment exercez-vous votre métier confinée en télétravail ?
Avec les membres de l’équipe, nous avions beaucoup de contacts téléphonique, je me déplaçais mais assez rarement. Depuis le 17/3, on s’est mis à utiliser la fonction vidéo de Teams et Skype que nous n’avions pas l’habitude d’utiliser. 2 fois par semaine, je participe à une réunion direction et à une réunion avec les experts du Bureau de Marseille. J’ai instauré une fois par semaine une réunion avec les assistantes de Marseille et je suis en relation avec tous les membres de l’équipe si besoin. Nous communiquons beaucoup plus maintenant. On est plus attentif aux uns aux autres : la santé, les conditions de travail… Il y a une solidarité et une générosité. Tout le monde s’est très bien adapté et certains sont même plus performants car ils sont au calme et plus concentrés. Les relations sociales commencent à me manquer : aller déjeuner ou prendre un café.
Comment conciliez-vous télétravail et vie privée ?
Chaque matin, je fais comme si j’allais au bureau. J’ai la chance d’avoir une pièce à moi et je n’ai plus d’enfants en bas âge dont il faut s’occuper. Je travaille dans de bonnes conditions.
Votre parcours avant Polyexpert
J’ai travaillé 5 ans dans l’immobilier, j’étais transactionnaire. Au moment de la crise des subprimes en 2007, l’immobilier a connu une grosse crise. J’ai passé en enseignement à distance une licence de droit pour travailler chez un syndic. J’ai débuté comme assistante de copropriété puis je suis devenue gestionnaire de copropriété. Durant les 6 années où j’ai exercé ce métier, j’ai découvert l’expertise qui m’a plu. J’ai postulé dans plusieurs cabinets et j’ai été embauchée chez Polyexpert. J’exerçais un métier technique où j’étais seule. Mon challenge a été d’acquérir une légitimité auprès de personnes qui étaient là depuis de nombreuses années et qui connaissaient le métier beaucoup mieux que moi. J’ai beaucoup travaillé pour cela. Je pense pourvoir dire que j’ai acquis cette légitimité auprès des membres de mon équipe.
Les mots de la fin
Je pense qu’il est indispensable voire vitale de nous serrer les coudes, de mutualiser nos idées, nos efforts pour faire front aux challenges d’aujourd’hui et de demain dont les événements climatiques mais pas seulement. On ne peut pas travailler autrement. La crise COVID-19, le télétravail et le confinement ont renforcée cette idée. Il y aura un avant et un après.
