L’Assistant(e) Back-Office reporte au Responsable des Opérations de Quantimme et l’assiste dans le pilotage et la gestion de l’ensemble des opérations à caractère administratif, commercial et technique relevant du périmètre d’activité de Quantimme.

Les missions de l’assistant Back Office F/H :

• Gestion du secrétariat : prise en charge des appels téléphoniques, réception et traitement du courrier, suivi des mails, gestion des plannings et des rendez-vous, organisation des missions extérieures des collaborateurs, relations avec les prestataires et intervenants externes ;
• Gestion des commandes et de la facturation : prise en charge de la rédaction des devis et commandes standard et de la facturation y compris le suivi des impayés ;
• Gestion de la relation client : prise en charge et suivi des demandes d’information des clients, ainsi que des remontées SAV de premier niveau, rédaction des correspondances, mise en forme des rapports d’intervention, livraison des documents (rapports, compte-rendu) mise à jour des dossiers clients (physiques et numériques) dépôt des documents dans l’extranet ;
• Gestion comptable et suivi budgétaire des coûts de missions et charges générales d’activités ;
• Saisie des données et informations dans le S.I ;
• Interopérabilité avec les autres pôles de l’entreprise : assure les relations avec les autres entités opérationnelles et/ou fonctionnelles et apporte son concours, en tant que de besoin, à l’accomplissement des missions de secrétariat général de l’entreprise et de fonctionnement du site.

Le profil de l’assistant Back Office F/H :

De formation Bac +2, l’assistant Back Office F/H justifie d’une expérience en secrétariat / assistanat, idéalement dans les secteurs de la promotion immobilière, cabinets d’architectes, bureaux d’études, cabinets d’expertise Construction ou Bâtiment, services techniques immobiliers.

Par ses compétences et qualités, il/elle contribue à la performance et au résultat de l’entreprise. L’assistant Back Office F/H fait preuve de rigueur. Il/elle est doté(e) d’un sens de l’organisation, d’une intelligence relationnelle et d’un esprit d’initiative. L’assistant Back Office F/H est à l’aise avec les outils informatiques et maîtrise notamment Word et Excel. Il/elle a une parfaite maîtrise de l’orthographe et de la grammaire. Il/elle est autonome dans la gestion des dossiers et aime travailler en équipe.